Es válido insistir en que tan pronto se inscriba en el registro mercantil la escritura pública o el documento privado por cuya virtud hubiere nacido a la vida jurídica una SAS, surge para sus administradores la obligación de inscribir en el registro mercantil todos los libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad, como lo señala el artículo 19 del CC. Dentro de tales libros se destacan por su importancia los que van a contener las actas.
Se vuelve imperativo que las decisiones del máximo órgano social se hagan constar en actas donde se plasmen todos los asuntos que se hubieren tratado en las reuniones, en la forma y términos que establecen los arts. 431 y 189 del Estatuto Mercantil y la Circular D-001 de 1991 expedida por la Supersociedades.
Ello significa que así exista una gran amplitud en torno a la manera como se pueden concebir muchas de las disposiciones estatutarias y así la Ley 1258 no aluda expresamente a este tema, todas las SAS deben acatar las disposiciones atrás referidas. Desafortunadamente, con el pretexto de que son sociedades pequeñas o medianas, con un número reducido de accionistas unidos por lazos de sangre y donde en muchos casos las grandes decisiones las lidera una persona, no son pocas las SAS que desestiman una buena parte de los aspectos relativos a las actas. Por ello es frecuente encontrar que después de varios meses de haberse constituido la compañía, los libros permanezcan vírgenes o que habiéndose elaborado algunas actas, sea muy difícil extractar de su contenido algunas conclusiones importantes acerca de lo ocurrido en muchas de esas reuniones.
El gran propósito del empresario en este aspecto debe apuntar a que su SAS cuente con unas actas correctamente organizadas en los respectivos libros, que el contenido de cada una de ellas permita a cualquier persona conocer la información sobre la sociedad desde el momento mismo de su creación e igualmente, a que las mismas sean el medio a través del cual se pueda determinar la forma como sus órganos de administración han venido manejando los negocios.
En razón de ello el proceso de elaboración de las actas debe ser un asunto de altísimo cuidado y su responsabilidad la deben asumir sólo aquellas personas capaces de dimensionar el contenido y alcance de los distintos planteamientos y conclusiones. Lo atrás expuesto se vuelve trascendente al momento en que la compañía se vea abocada a enfrentar un conflicto ya sea con sus mismos accionistas o administradores, con terceros o con autoridades de control, donde exista la necesidad de utilizar actas en defensa de alguna tesis jurídica.
Será entonces cuando adquirirá contundencia la frecuente afirmación que hacemos los abogados de que "lo que no conste en actas es como si no existiera", tal vez para referirnos en forma coloquial a lo que dispone el inciso segundo del artículo 189 del CC: "?La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas?".
Todo ello, dentro del contexto de la eficacia probatoria de los libros y papeles de comercio a que alude el capítulo III del EM. Teniendo en cuenta que la gran mayoría de SAS tiene un componente familiar muy alto, donde la confianza y la transparencia se constituyen en los elementos más sensibles en orden a preservar la estructura administrativa y societaria, contar con actas bien elaboradas, además de los beneficios legales, servirá para que cada empresario pueda ir diagnosticando el estado de su compañía de cara a las expectativas.
Una SAS sin libros de actas debidamente elaboradas, es una compañía expuesta a riesgos en materia probatoria y sus administradores están incumpliendo deberes legales perentorios.
La Ley 1258/08 apenas en dos artículos hace referencia al tema de las actas (parágrafos de los arts. 22 y 37) es útil para el empresario conocer la importancia de las actas.
Aquí la última entrega sobre las S.A.S, de las cuatro que iniciamos el jueves 2 de Septiembre; esperamos hayan sido de utilidad.
