Es la persona sobre la que recae el encabezamiento del sistema de prevención de las organizaciones y la que debe responder por cualquier incumplimiento, por lo tanto su designación no debe ser tomada a la ligera ,
Todos los sujetos obligados por ley 25.246 y conformados como personas jurídicas, deben designar un Oficial de Cumplimiento. Dicho “cargo” conlleva sus correspondientes responsabilidades y obligaciones. Sobre dicha persona recae el encabezamiento del sistema de prevención de la organización y es el primer responsable por cualquier incumplimiento, siendo pasible de sanciones económicas y/o penales sobre su patrimonio, según el grado de responsabilidad o complicidad que pueda tener. Incluso la responsabilidad persiste más allá de la duración del cargo, mucha atención con esto .
En virtud de dichas responsabilidades, es que el lugar debe ser ocupado por una persona que posea independencia en el cargo, debe tener acceso a cualquier información y ser capaz de exigir el cumplimiento de las políticas que establecen el manual interno y la normativa vigente.
¿Cómo se debe comunicar la designación?
En primer lugar debe existir un nombramiento mediante un acto formal (acta de directorio, resolución, o documento que delegue responsabilidades en un sujeto determinado), y se debe comunicar a la UIF en formato papel. Por otro lado se debe registrar en el sistema online que dispone la Res. 50/11 alojado en la web oficial de la Unidad de Información Financiera (Solo aplicable en Argentina).
¿Cuáles son las principales responsabilidades del Oficial de Cumplimiento?
• Diseñar e implementar procedimientos y controles para prevenir, detectar y reportar operaciones que puedan estar vinculadas a los delitos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y velar por el cumplimiento de los mismos.
• Llevar adelante la política de capacitación al personal con entrenamientos y actualizaciones continuas sobre el tema.
• Analizar las operaciones realizadas para detectar eventuales operaciones sospechosas examinando a tal efecto el registro de premios entregados y de conversión de valores efectuados por los clientes.
• Formular los reportes sistemáticos y de operaciones sospechosas.
• Llevar el registro del análisis y gestión de riesgo de operaciones inusuales detectadas, que contenga e identifique aquellas operaciones que por haber sido consideradas sospechosas hayan sido reportadas.
• Dar cumplimiento a los requerimientos efectuados por la UIAF.
• Controlar la observancia de la normativa vigente en materia de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
• Asegurar la adecuada conservación y custodia de la documentación.
• Prestar especial atención a las nuevas tipologías de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo a los efectos de establecer medidas tendientes a prevenirlas, detectarlas y reportar toda operación que pueda estar vinculada a las mismas, como asimismo a cualquier amenaza de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo. Se debe designar un Oficial de Cumplimiento Suplente, el cual debe poseer los mismos atributos y asume la responsabilidad en caso de ausencia del titular. La comunicación del mismo se debe realizar de igual manera respecto al titular.
La figura nueva es el Oficial de Enlace, éste tiene como función la consulta y coordinación institucional entre la Unidad de Información Financiera y los organismos a los que pertenecen. Cabe aclarar que éstos deberán ser funcionarios jerarquizados o directores de las entidades que representan.
Tanto los Oficiales de Cumplimiento titular y suplente, como el de Enlace deben ser registrados en el sistema desarrollado a tal fin, el cuál se aloja en el sitio web de la UIAF.
El Oficial de Cumplimiento deberá formular los reportes sistemáticos y de operaciones sospechosas. Es un empleado de la compañía, quien deberá estar dentro del reporte de nomina, y el cual se le denominara Oficial de Cumplimiento, en su defecto podrá ser el representante legal y/o algunos de sus socios personas natural, los que pueden ser asignados para este cargo; adicional cada empresa operadora debe adoptar un código de conducta o sistema de procesos en el cual establezca todos los procedimientos de reporte y las funciones y responsabilidades del Oficial de cumplimiento.
Estas personas deben diligenciar la hoja de vida y carta de aceptación del cargo, en los formatos que establece Coljuegos en su página de Internet; para este cargo se debe tener unos conocimientos o experiencia mínima en gerencia, administración, gestión de calidad, gestión de proyectos, políticas y funciones del SIPLAFT, certificaciones de asistencia a capacitaciones sobre lavado de activos o financiamiento del terrorismo, que están siendo elaborados por Coljuegos, o en su defectos realizar la capacitación por Internet que realiza Las Naciones Unidas al respecto
Laura Ardila Bendeck
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