Apreciados(as) lectores(as), el Oficial de Cumplimiento es la persona designada por el operador a fin de implementar, verificar y controlar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones de prevención y control de LA/FT en su empresa. ¿pero realmente usted sabe que es lo que debe hacer en su empresa?, aquí le explicamos cuales son las funciones mas importantes, para que le pueda exigir su cumplimiento

Funciones del Oficial de Cumplimiento

- Vigilar el cumplimiento de todos los aspectos relacionados en la ley y verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas establecidas, para la prevención de actividades delictivas de LA/FT, tanto las vigentes como las normas que puedan surgir mas adelante, por eso su oficial debe estar actualizado.

- Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la compañía de la totalidad de los mecanismos e instrumentos específicos que conforman el Sistema Integral en la Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo
–SIPLAFT- e implementar y desarrollar los procedimientos generales y específicos para las diferentes dependencias y salas de su compañía.

- Informar al Representante Legal de su empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de actividades de LA/FT, que comprometan la responsabilidad de los funcionarios y de la empresa, todo esto debe quedar por escrito, recuerde que en caso de una visita de auditoria administrativa por parte de Coljuegos, usted debe presentar toda las comunicaciones entre los órganos administrativos de su compañía con el oficial de cumplimiento. (LEA QUE HACER CUANDO LO VISTA COLJUEGOS EN SEDE ADMNISTRATÍVA)

- Presentar un informe semestral detallado a la Junta Directiva o a quien haga sus veces, acerca del cumplimiento de las labores a su cargo y un informe anual en relación con el control del manual, dejando evidencia documental adecuada en las Actas correspondientes, todo esto es susceptible de revisión por parte de Coljuegos, de manera que las actas e informes siempre deben estar al día.

- Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación anual sobre prevención y control de LA/FT y el manual adoptado, necesarios para que todos los funcionarios de su compañía estén debidamente informados y actualizados, dejando evidencia documental adecuada de la realización de dicha actividad, recuerde que cada trabajador nuevo en la empresa debe ser debidamente capacitado.

- Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa (Coljuegos) en materia de prevención y control LA/FT en el término de 5 los días siguientes a la recepción del mismo, es deber del oficial dar contestación en termino de cualquier requerimiento.

- Y quizas una la mas importante es conformar un archivo documental que permita evidenciar el cumplimiento de la totalidad de compromisos establecidos en el Manual SIPLAFT, incluyendo programas de pruebas, revisión, inspección, verificación de la implementación del SIPLAFT, comunicaciones, análisis e informes realizados, además el oficial de cumplimiento es el responsable del archivo de los documentos soportes del manual SIPLAFT, recuerde que este archivo puede ser consultado por Coljuegos en cualquier momento cuando este asi lo determine, o en las acostumbrada visitas de inspección o de auditoria.

- Además deberá recibir de los empleados los reportes internos de inusualidades, de acuerdo con las señales de alerta establecidas. Los empleados reportarán esta información al Oficial de cumplimiento haciendo uso de los formatos definidos para tal fin, en cada sala de juego usted deberá contar con estos formatos.

- Debe realizar los reportes externos a la UIAF y a Coljuegos soportado en la información recopilada por los empleados en la identificación de los clientes, tenga mucho cuidado señor operador, que si bien no ha tenido evento, los reportes se deben presentarse sin novedad, en caso de no presentarse será requerido por Coljuegos.

¿quien controla a su oficial de cumplimiento?

De manera particular, la ley confiere al Revisor Fiscal la facultad de implementar los controles adecuados que le permitan detectar las deficiencias presentadas en los mecanismos que adopte la compañía en materia de prevención de actividades delictivas y LA/FT, así como cualquier incumplimiento a la normatividad vigente sobre el particular tanto del oficial de cumplimiento como de la empresa; La Revisoría Fiscal debe presentar un informe donde se expresen las conclusiones obtenidas en la evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y control de LA/FT (numeral 3 del artículo 209 del Código de Comercio), deberá ser éste quien este al tanto del cabal cumplimiento de las funciones el oficial de cumplimiento, pero esto no significa que usted como socio, representante legal, o administrador de la empresa, le exija al oficial cumplimiento de sus funciones, pues a la final este personaje es su subalterno, porque se considera como empleado de la compañía, así que señores(as) operadores(as) a exigirle a sus oficiales de cumplimiento y si son ustedes mismo, tengan en cuenta estas obligaciones.

Laura Ardila Bendek

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