El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) es una obligación formal a través de la cual las personas jurídicas, y estructuras sin personería jurídica, o similares, deben suministrar la información de las personas naturales beneficiarios finales. Este registro es parte integral del Registro Único Tributario (RUT) y constituye el único mecanismo para suministrar la información relativa a los beneficiarios finales.
Esto a raíz de que varios(as) operadores(as) han recibido correos de la DIAN solicitando y dando plazo para la presentación del informe. Es de anotar que TODAS LAS EMPRESAS creadas antes del 31 de Mayo del 2023 deberán hacerlo.
1. ¿Quiénes están obligados a reportar?
De acuerdo a la Resolución DIAN No. 164 del 27 de diciembre de 2021, se encuentran obligadas a identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar la información concerniente con el Registro Único de Beneficiarios Finales, los siguientes:
- Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, de conformidad con lo establecido en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.
- Establecimientos Permanentes de conformidad con lo establecido en el artículo 20-1 del Estatuto Tributario.
- Estructuras sin personería jurídica o similar, en cualquiera de los siguientes casos: Las creadas o administradas en la República de Colombia, las que se rijan por las normas de la República de Colombia y, las que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica, nacional o persona natural, residente fiscal en la República de Colombia.
2. ¿Quiénes no están obligados a suministrar información en el RUB?
Las siguientes personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similar no se encuentran obligadas a suministrar la información de Beneficiarios Finales:
- Entidades, establecimientos u organismos públicos, entidades descentralizadas y sociedades nacionales en las que el cien por ciento (100%) de su participación sea público.
- Embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno nacional.
3. ¿Cuáles son los criterios para la determinación del beneficiario final?
Será beneficiario final la persona natural que cumpla con alguno de los siguientes criterios:
- Ser titular (directa o indirectamente) del 5% o más del capital o los derechos de voto.
- Que se beneficie en un 5% o más de los activos, rendimiento o utilidades.
- Ejerza control por medios diferentes a los señalados anteriormente.
- Cuando no se identifique ningún beneficiario final bajo los criterios señalados, se considerará como beneficiario final al representante legal, o a quien ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.
Es necesario señalar que, si los accionistas de la Persona Jurídica obligada al RUB son otras personas jurídicas, se deberá requerir a estas la información de su composición accionaria, y así sucesivamente hasta llegar a la persona natural final.
Así mismo, los porcentajes que se deben indicar en el RUB deben corresponder a los porcentajes de participación o beneficio de cada beneficiario final, considerados de manera individual y no conjuntamente.
Por último, si después de haber agotado todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales (debida diligencia), no fuese posible identificar a uno o más de estos, se deberá indicar tal situación en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) y exponer los motivos que sustenten dicha situación.
4. ¿Qué contiene el Registro Único de Beneficiarios Finales?
Los obligados a suministrar información en el RUB deberán indicar la siguiente información respecto de cada uno de sus beneficiarios finales, según el caso:
- Tipo de documento.
- Número de identificación y país de expedición.
- Número de Identificación Tributaria (NIT) o equivalente funcional y país de expedición.
- Nombres y apellidos.
- Fecha y país de nacimiento.
- País de nacionalidad.
- Ubicación, incluyendo la siguiente información: País de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal, correo electrónico.
- Criterios de determinación del beneficiario final.
- Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica.
- Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar.
- Fecha desde la cual tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición.
- Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición.
Para lo anterior, se recomienda remitir un formato a las personas naturales identificadas como beneficiarios finales para que diligencien todos los datos requeridos.
Esta información debe ser suministrada por medio de los formatos 2687 y 2688 mediante el sistema informativo de la DIAN. Con el formato 2687 “Reporte Beneficiarios Finales” se realiza el cargue de la información de los beneficiarios de forma individual en el servicio de Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB.
5. ¿Debo actualizar el RUT para el cumplimiento del Registro Único de Beneficiarios Finales?
Las personas jurídicas, estructuras sin personerías jurídicas (ESPJ) o similares deberán actualizar su Registro Único Tributario, incluyendo la obligación 55, la cual corresponde a “Informante Beneficiarios Finales”.
6. ¿Puedo actualizar la información reportada en el RUB?
La actualización deberá efectuarse de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, determinando si, al primer (1°) día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, hubo modificaciones respecto de la información suministrada en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB).
7. ¿Debo conservar la información reportada en el RUB?
Los obligados a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales deberán conservar los soportes de la información suministrada y la debida diligencia realizada, por el término de 5 años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente en que se suministra, mantiene, actualiza o elimina la información en el RUB.
8. ¿Cuál es el plazo para suministrar la información?
El suministro inicial de la información por parte de las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica, o similares, constituidas o creadas con anterioridad al 31 de mayo de 2023, debe hacerse a más tardar el 31 de julio de 2023. En caso de que las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares sean constituidas o creadas a partir del 1 de junio de 2023, deberán suministrar la información del RUB dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de inscripción en el RUT.
9. ¿Existe un régimen sancionable?
Frente al Registro Único de Beneficiarios Finales se pueden generar las siguientes sanciones:
- Cuando el obligado a suministrar información en el RUB, no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta, y/o no la actualice, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario, es decir, se clausurará el establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en el suministro, o se le impondrá una multa equivalente a una (1) Unidad de Valor Tributario (UVT) por cada día de retraso en el suministro para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.
- Cuando la información suministrada corresponda a datos falsos, incompletos o equivocados, la multa será el pago de cien (100) UVT.
- Si no se suministra la información relativa a la debida diligencia o el contenido presenta errores o no corresponde a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
- Cuando las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares no suministren la información y/o suministren información falsa al obligado a suministrar la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales, podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales de acuerdo con la legislación nacional.
“El abuso en las obligaciones de suministro de información” se entenderá como provecho tributario contenido en el artículo 869 del Estatuto Tributario y todas las demás sanciones a que haya lugar determinadas por el estatuto tributario.
Laura Ardila Bendek
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Apreciados(as) lectores(as), sabemos las dificultades que todas las empresas tienen cada día con los trabajadores que sufren incapacidades. El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las entidades promotoras de salud (EPS) a sus afiliados cotizantes no pensionados por todo el tiempo que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.
Muchas veces por desconocimiento se terminan pagando días que no están a cargo del(la) empleador(a) o no se sabe que hay hasta tres años para exigirlas
Las incapacidades se clasifican de dos maneras:
- De origen común
- De origen laboral,
Cuando el origen de la incapacidad es laboral, la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) a la cual esté afiliado el(la) trabajador(a) es quien paga el salario del(la) empleado(a) desde el día siguiente al accidente laboral.
El tiempo por el cual el(la) trabajador(a) recibirá este subsidio y el monto del subsidio dependerán de la gravedad del daño sufrido por el(la) empleado(a), pero en ningún momento debe ser asumido por la empresa.
En caso de que la incapacidad sea de origen común u ordinario, es necesario saber que la empresa debe pagar el salario de los dos primeros días de incapacidad, pero desde el tercero la EPS a la que se encuentra afiliado el(la) trabajador(a) es la responsable de pagarle al(la) empleado(a) su salario, hasta el día 180.
Si la incapacidad supera los 180 días calendario, la responsabilidad de pagarle al(la) trabajador(a) pasa a ser del Fondo de Pensiones al cual esté afiliado, hasta el día 540.
Desde el día 541 en adelante, a el(la) trabajador(a) solo se le pagará en caso de que haya sido demostrada una pérdida de capacidad laboral superior al 50%.
Tanto el(la) empleador(a) como el(la) trabajador(a) deben tener en cuenta que las obligaciones de la EPS, del Fondo de Pensiones o de la ARL pueden ser exigidas en cualquier momento desde su ocurrencia hasta el vencimiento del plazo que tienen una vigencia de 3 años contados desde el momento en que se determina la incapacidad; el artículo 121 del Decreto Ley 019 del 2012 dispone que será el empleador quien adelantará de manera directa ante las EPS los trámites para el reconocimiento de las incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad, siendo la única obligación del trabajador reportar la ocurrencia de cualquiera de aquellas.
Laura Ardila Bendek
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Ciber ataque ley 1581 de 2012. Por el ataque que están sufriendo las entidades del estado esta semana, es válido recordar, que esta situación no ha sido la única, durante el año 2021 diferentes entidades y organizaciones colombianas sufrieron ataques de ciberseguridad, de los cuales se resalta i) la fuga de información estratégica de inteligencia del Ejército Nacional durante los meses de abril, mayo y junio, ii) el de la Universidad El Bosque en el mes de junio, iii) la Aeronáutica Civil en el mes de agosto, iv) las Empresas Públicas de Cali (EMCALI) en el mes de octubre, v) el de la Pontificia Universidad Javeriana en el mes noviembre, y más recientemente vi) el Grupo Keralty, que reúne a las empresas de salud Sanitas y Colsanitas.
Esta problemática ha generado una oleada de interrogantes por parte de consumidores y público en general sobre si las entidades en Colombia se están tomando en serio la seguridad de la información de los titulares, generando ya una crisis de confianza.
Es por esto, que la Ley 1581 de 2012 teniendo en cuenta la importancia del buen tratamiento de la información, y en especial de los datos personales, indica de manera muy especifica que, la información sujeta a tratamiento debe ser manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, acceso no autorizado o fraudulento.
La ley 1581 de 2012 reza entre otros en el Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento. “Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad”
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Lo cual ya ocurrió , se acceso la base de datos y ya no es confiable cualquier información que pueda ser recuperada, en el entendido que hubo un tercero no autorizado quedando la duda de su corrupción; lo que no veo viable que Coljuegos pueda garantizar .
No pretendo hacer una exposición extensa de las consecuencias del ciber- ataque pero ya de por sí, la ley 1581 de 2012 es clara y se deberán interponer demandas para salvaguardar la honra de los(as) usuarios(as) sin que el estado o la entidad pueda alegar fuerza mayor; ya que quien está al frente de la recolección de la data es la entidad misma y no quien la almacena.
Se presenta una situación muy interesante porque en la ley 1581 de 2012 Artículo23. Sanciones, la encargada de hacerlo es La Superintendencia de Industria y Comercio y está siendo víctima del ciber- ataque. Y la misma Superintendencia de Industria y Comercio deberá compulsar copias a la procuraduría para que investigue la culpabilidad por lo sucedido.
Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.
Les invito para que lean la Ley 1581 de 2012 y tomen las medidas del caso, pues es gravísimo que la información haya quedado expuesta poniendo en riesgo incluso la vida misma de quienes aparecen allí.
Laura Ardila Bendek
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El tiempo parcial hace referencia a una parte del tiempo estándar, que en el derecho laboral corresponde a una parte de la jornada laboral diaria completa. Generalmente la jornada laboral diaria es de 7 u 8 horas, y una parte se labora en la mañana y otra en la tarde, y ese es el todo, el tiempo completo.
Las jornadas de trabajo de tiempo parcial son una alternativa deseable para algunas personas y empresas. Por ejemplo, estudiantes que necesitan generar ingresos para financiar sus gastos, o madres y padres que necesitan tiempo para atender sus responsabilidades familiares, son personas que necesitan y valoran la flexibilidad horaria. De la misma forma, algunas empresas pueden encontrar en el trabajo de tiempo parcial una alternativa cuando la escala de producción o la etapa del ciclo económico hace inviable contratar un trabajador de tiempo completo.
El tiempo parcial es una parte de esa jornada completa, que bien puede ser medio día, o cualquier número de horas inferior a la máxima legal.
Naturalmente el salario de un trabajador depende del tiempo que labore, puesto que el salario es la contraprestación por la actividad laboral desplegada por el trabajador, y si esta no es plena, el salario no será completo. En consecuencia, el salario será proporcional en función de la jornada máxima laboral contemplada en el artículo 161 del código sustantivo del trabajo. Así, cuando el trabajador laboral medio tiempo tiene derecho a devengar un salario de por lo menos la mitad del salario mínimo mensual.
Prestaciones sociales en trabajadores a tiempo parcial. Las prestaciones sociales se liquidan sobre el salario que devengue el trabajador, sea un salario mínimo o más, así que la liquidación de estos conceptos es el mismo que de costumbre. Un trabajador a tiempo parcial tiene derecho a las mismas prestaciones sociales que uno a tiempo completo, con la diferencia que su monto será inferior por corresponder a un salario inferior.
Trabajo suplementario en trabajadores a tiempo parcial. Los trabajadores a tiempo parcial tienen derecho al pago de trabajo suplementario o extra, en la medida en que laboren más horas de las acordadas en el contrato de trabajo.
El trabajo suplementario no se liquida con base a la jornada laboral máxima, sino con base a la jornada laboral ordinaria pactada entre las partes, de modo que, si las partes acordaron laboral 4 horas diarias, si el trabajador debe laborar 6 horas diarias, se le deben reconocer 2 horas de trabajo suplementario.
Trabajo extra o suplementario. El trabajo extra o suplementario es el que se hace luego de finalizada la jornada laboral ordinaria y se paga con recargo.
Seguridad social en trabajadores a tiempo parcial. Respecto a la seguridad social en el trabajo parcial se pueden presentar distintas situaciones, como que el trabajador simplemente labore medio tiempo o que labore por días.
En el primer caso, se paga seguridad social común y corriente, sólo que, si el salario resulta ser inferior al mínimo por trabajar medio tiempo, empleador y trabajador deben completar la cotización mínima como se explica en el siguiente artículo.
Si el trabajador labora por días, excepcionalmente se puede cotizar a seguridad social por semanas como se explica en el siguiente artículo.
Si no se cumplen las condiciones para cotizar por semanas, se debe hacer la cotización por mes completo, sobre un ingreso base de liquidación que no puede ser inferior al salario mínimo mensual.
Duración del contrato de trabajo a tiempo parcial. La duración del contrato de trabajo a tiempo parcial puede ser fija o indefinida, e incluso de obra o labor, pues lo que cambia respecto a otros contratos es la jornada laboral diaria.
Laura Ardila Bendek
Preguntas juridico@mundovideo.com.co
Reclamantes Liquidación fallecido. La norma establece que el empleador se libera del pago, una vez verifique la documentación aportada por cada una de las personas que comparecieron a reclamar el pago de las prestaciones sociales del trabajador; esto lo explicaba mejor en el anterior Articulo (A quien se le paga la liquidación en caso de muerte del trabajador )
Pero, que ocurre si se presentan varias personas a reclamar antes de que se le pague, a quien se consideraba legítimamente con derecho?
Cuando se presenten varias personas a reclamar y el empleador considera que les asiste el mismo derecho, a falta de convención o acuerdo entre ellas, bien puede oponerse a cancelar a cualquiera hasta cuando la justicia ordinaria decida.
En ese evento, si bien la norma no lo dispone, el empleador podrá consignar a órdenes del Juzgado Laboral, el valor de los salarios y prestaciones sociales adeudados, liberándose así de llegar a incurrir en una presunta mora, por el no pago oportuno.
De presentarse conflicto entre beneficiarios, habrá de darse aplicación al artículo 295 del mismo Código, que refiere:
“Controversias entre beneficiarios. Cuando durante el término del aviso o emplazamiento que la empresa debe efectuar para hacer el pago, según el artículo anterior, se suscitaren controversias acerca del derecho de los reclamantes, promovidas por personas que acrediten ser beneficiarios del seguro, la empresa sólo estará obligada a hacer el pago cuando se le presente en copia debidamente autenticada la sentencia judicial definitiva que haya decidido a quién corresponde el valor del seguro”.
(*)En torno al tema, en sentencia del 2 de Noviembre de 1994, radicación 6810, M. P. Dr. Francisco Escobar Henríquez, la Sala de Casación Laboral de la H. Corte Suprema de Justicia, dijo:
“Con el fallecimiento de un trabajador activo hay lugar a que se generen diversas especies de relaciones jurídicas que involucran al empleador. Entre ellas es pertinente destacar la que se da entre éste y aquellas personas que según la ley del trabajo, tienen vocación de recibir los derechos laborales adquiridos y pendientes de! fallecido que el patrono tenía a su cargo, como por ejemplo: salarios, vacaciones u otras prestaciones sociales, salvo la cesantía cuyo monto exceda de una cifra equivalente a cincuenta veces el salarlo mínimo mensual más alto (CST, art. 258). Igualmente en algunos eventos estas mismas personas u otras pueden reclamar del empresario derechos específicos como prestaciones por la muerte, verbigracia pensiones de sobrevivientes, seguros de vida o auxilios funerarios, en tanto por cualquier motivo no han sido asumidos por entidades de seguridad social”
Que pasa si la empresa es responsable del Pago de la Jubilación de un Trabajador fallecido?
Si el empleador tiene a su cargo por cualquier causa la jubilación, tratándose del fallecimiento de jubilados o con derecho a jubilación bien puede presentarse relaciones análogas a las expuestas a propósito de la sustitución jubilatoria que consagra la ley”
Pues bien, el Código Sustantivo del Trabajo en atención a que la subsistencia familiar depende normalmente de la remuneración del operario o de la jubilación del pensionado, para evitar dilaciones y trámites engorrosos prevé el pago directo por el empleador a los beneficiarios de los derechos arriba definidos, vale decir que los reconoce como acreedores laborales directos.
Con arreglo a los artículos 212 y 294 del Código Sustantivo del Trabajo, los beneficiarios deben presentarse ente el empleador solicitando los posibles derechos y demostrando su condición según la tarifa probatoria establecida por las mismas normas. El patrono tiene la facultad legal de apreciar las pruebas que le sean aducidas y si las encuentra suficientes debe publicar un aviso por dos meses a lo menos, indicando quiénes se presentaron y en cuál condición, así como también convocando a todos los que estimen ser beneficiarios a fin de que concurran a reclamar.
Si posteriormente a este trámite se presentaran nuevos beneficiarios, quedarán obligados a satisfacer las cuotas que les correspondan quienes recibieron el derecho pues el empleador está liberado. Y tratándose de jubilación la presencia de nuevos beneficiarios acreditados y no controvertidos autorizará a la empresa para efectuar hacia el futuro una nueva distribución del derecho, pero con referencia a las mesadas causadas y canceladas, sólo podrán cobrarse las respectivas cuotas a quienes las percibieron”.
Laura Ardila Bendek
Preguntas juridico@mundovideo.com.co
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(*) Concepto 10240T – 328895
25 de Octubre de 2011
Ministerio de la Protección Social
Muerte del trabajador pago de las acreencias laborales
Estimados(as) lectores(as) hoy les presento un caso donde el(la) empleador(a) no está obligado(a) a expedir el certificado laboral y otro donde les digo que hacer en caso de haber negativa de expedición.
Que es una certificación laboral?
La certificación laboral es el documento que expide el(la) empleador(a)a solicitud del trabajador(a), para constatar la existencia de un vínculo laboral y unas funciones asignadas; este certificado no debe llevar los motivos que dieron origen a la finalización del contrato.
Recordemos que el contrato de prestación de servicios es de origen civil o mercantil, por tanto, no crea un vínculo laboral; ahora, el artículo 57 del CST, habla de la obligatoriedad de expedir este certificado por parte del(la) empleador(a) para su trabajador(a) o extrabajador(a), no obstante, al no existir una relación laboral, no es deber de la empresa emitir este documento.
Si se tuvo vínculo laboral y si el empleador se niega a expedir certificado laboral, ¿qué se puede hacer?
Si bien, usualmente el(la) interesado(a) solicita la certificación para acreditar su experiencia laboral y adjuntarla para postulación de un nuevo empleo, para la solicitud del bono pensional, no obstante, en otras ocasiones, es solicitada para presentarla como medio probatorio en un proceso judicial; esto suele prevenir al(la) empleador(a) y por temor, niegan la certificación afectando sus derechos.
Ante esta situación, o simplemente ante la negativa del(la) empleador(a)de expedir la certificación, el trabajador(a) podrá solicitar mediante derecho de petición la expedición del mismo o solicitarlo mediante acción de tutela.
Espero haya quedado claro
Laura Ardila Bendek
Preguntas juridico@mundovideo.com.co
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