Apreciados lectores, por estos días Coljuegos ha iniciado una una serie de visitas a las sedes administrativas de los operadores, con el fin de evidenciar faltas en el manejo de documentos legales y fiscales imprescindibles en el desarrollo de la actividad de juegos de suerte y azar, pero en escencia lo que realmente quieren es verificar el implemento del SIPLAF, aquí les contamos que documentos exigen y como debe presentarlos en el momento de la visita.
Siempre que se vaya ha realizar una visita de auditoria en sede administrativa, Coljuegos debe enviar una comunicación al operador, indicando la fecha y hora de la visita y un listado de los documentos que se deben tener a la mano, entre los cuales se encuentran:
1. Libros Oficiales como Libros contables, Libro de Accionistas, Libro de actas de Junta de Socios o de Asambleas de Accionistas, entre otros; para este fin usted debe tener los correspondientes libros de la sociedad inscritos en Cámara de Comercio, y tener todas las actas impresas en los mismos, en caso contrario, deberá realizar el trámite de registro de libros en Cámara de Comercio y hacer una levantamiento de la infomación de las actas que hasta el momento las han suscrito los organos administrativos y directivos de la sociedad.
2. Balance de prueba, este debe ser con corte al mes inmediatamente anterior al de la visita, y puede presentarse impreso o en medio magnético.
3. Conciliaciones bancarias, estas deben ser del año en curso y presentar los respectivos soportes.
4. Nominas de salarios del año en curso, en caso de manejarse con empresas temporales se debe presentar el contrato y los últimos soportes de pago.
5. Planillas de pago de aportes parafiscales, se deben presentar por cada sede y/o establecimientos en diferentes cuidades de ser necesario, durante los últimos 6 meses.
6. Certificado del número de empleados a corte del último mes, el cual debe estar debidamente firmado por el representante legal de la empresa, no por el administrador.
7. Certificado del Revisor Fiscal sobre el paz y salvo de pagos parafiscales de la sociedad, en caso de no contar con Revisor Fiscal, el contador de la sociedad deberá certificar dicho paz y salvo, éste debe ser el mismo que avala los estados financieros (Pueden que le pidan la copia de la Tarjeta profesional de su contador).
8. Reportes de pago de premios, presentar las correspondientes planillas de pagos de premios del año en curso, recuerde que si no hay premios igual debe presentar las planillas sin novedad.
9. Presentar las siguientes declaraciones:
IVA del presente año.
ICA si aplica (les recuerdo que las sociedades que se dedican exclusivamente a la explotación de juegos de suerte y azar no son sujetos pasivos de este impuesto.)
Retención en la fuente.
Declaración de pagos de los derechos de explotación y gastos administrativos de este año o de los ultimos 6 meses.
Impuesto CREE
10. Los soportes relacionados con la implementación del Código de Conducta y cartilla SIPLAF, quizás este requerimiento es el más importante, pues los operadores deben presentar lo siguiente:
- Acta de Accionista o de Junta de socios, en donde se nombra al Oficial de Cumplimieno.
- Carta de aceptación del cargo de Oficial de Cumplimiento.
- Aprobación de Coljuegos del nombramiento del Oficial de Cumplimiento.
- Contrato laboral y/o de servicios en donde se tenga vinculado al Oficial de Cumplimento.
- El código de Conducta y la Cartilla SIPLAF aprobada por Coljuegos.
- Prueba de la socialización y capacitación de El código de Conducta y la Cartilla SIPLAF, en los trabjadores de la empresa, aquí se debe tener los canales de comunicación para reportar irregularidades.
- Los reportes o informes semestrales que debe realizar el Oficial de Cumplimiento a la Junta de Socios y/o Asamblea de Accionistas sobre la implemetacion del SIPLAF para que estos hagan sus observaciones.
- Cumplimiento de la matriz SIPLAF, en cuanto a verificación de antecedentes de proveedores, socios, empleados y clientes (aquí hay que demostrar la investigación de antecedentes disciplinarios y de policia, busqueda en base de datos como Procuraduria, Contraloria, Lista Clinton entre otros.
- Identificación de clientes en la entrega de premios (estos son los formatos que deben llenar los clientes).
- Se debe evidenciar en el lugar de la visita que estos documentos se conserven en un lugar seguro, bajo custodia y no esten al alcance de todos los empleados, pero si pueden ser exibidos a autoridad competente.
- Reportes a la UIAF, recuerde que estos reportes van de la mano con la implementación del SIPLAF, usted puede hacer los reportes sin novedad, cuando sus premios no superen los montos establecidos.
- Se debe demostrar que se tienen establecidas sanciones disciplinarias para los empleados que no cumplen con lo establecido, tanto en el código de Conducta como en la cartilla SIPLAF.
Como puede observar señor operador, las auditorias van encaminadas a demostrar, no solo que sus documentos legales y fiscales esten al día, sino que efectivamente usted cumpla con todo lo relacionado con el SIPLAF.
Si al momento de la visita usted no tiene alguno de estos documentos, Coljuegos deja constancia en un acta, y usted tienen 30 días para presentar los faltantes a Coljuegos por medio de comunicado adjuntado todo lo que no pudo presentar en su momento, si pasado estos 30 días usted no presenta lo requerido, se le inicia una actuación administrativa. Señor lector no se deje sancionar tenga todo esto listo para su visita en sede administrativa que le estará realizando Coljuegos.
Laura Ardila Bendek
Preguntas juridico@mundovideo.com.co
