Bienaventurado el que tiene talento y dinero, porque empleará bien este último. Menandro de Atenas

¿Hasta cuándo las empresas siguen perdiendo dinero? , estas y muchas otras preguntas han quedado sin respuesta, debido a la incertidumbre que invade el futuro empresarial por la crisis en el entorno del mercado en que se desarrollan los negocios, por lo cual los accionistas ahora exigen que las empresas requieran de sus administradores actuaciones racionales y practicas acordes a los eventos del presente y preventivos para el futuro de los riesgos de iliquidez en que se podría incurrir, ya que correr en el sentido de la corriente sin tener una transformación en el interior de la gestión empresarial sería casi imposible seguir compitiendo, si no se cuenta con personal capacitado, y proactivos, identificados con su desempeño laboral, en el cumplimiento de metas y objetivos.

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios, se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido, la administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados, la administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa, ya que el efectivo es el activo más líquido de un negocio y se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal, los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
Promover la contabilización adecuada de los datos.
Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes, algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad, un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco, todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La mayoría de los empresarios piensan más sobre ventas y mercadeo que sobre la gerencia de efectivo, pero nadie puede culparlos, porque el término es tan amplio que puede incluir muchas cosas y ser mal interpretado, pero, según los expertos, no es más que eso, efectivo, acumulado o por cobrar, suena simple, pero tal vez por ello muchos dueños de empresa asumen que todo está hecho, puede haber sorpresas, para minimizarlas, se debe asumir que el efectivo no es tan básico

la administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo, ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento, en forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una “crisis de solvencia”, dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía, se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques, los saldos de efectivo y las reservas de efectivo dependen en forma significativa de la producción y las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa para los cobros de ingresos por ventas y pagar las compras, estas influencias se comprenden mejor por medio del análisis del ciclo operativo y del ciclo de conversión del efectivo de la empresa, por medio de la administración eficiente de estos ciclos, la gerencia mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el valor de las acciones.

A continuación, una lista de recomendaciones que podrían ayudar:

1. Sepa dónde está y a dónde va, toda buena gerencia de efectivo comienza con una valoración completa de la situación actual del efectivo de su negocio y el desarrollo de un pronóstico con base en ello.

2. Analice las cuentas por pagar y por cobrar, si el análisis del efectivo muestra que hay más efectivo que sale del que entra, el mejor lugar para empezar son las cuentas por cobrar, una evaluación de éstas puede mostrar que se ha sido algo tímido en cobrar, por ejemplo, por otra parte, un análisis de las cuentas por pagar podría decir si se está pagando a los distribuidores muy temprano.

3. Use las herramientas de su banco, con todo un mundo de posibilidades en cuanto a gerencia de efectivo, no se debería estar en la oscuridad en materia de efectivo, para algunos, el error más grande de los dueños de pequeños negocios es usar sólo una cuenta corriente para manejar efectivo, algunos recomiendan limitar el número de cuentas en diferentes bancos, consolidar las cuentas en una sola institución financiera, puede brindar mayores ventajas de negociación de créditos.

4. Desarrollar proyecciones de tesorería que se han convertido en una herramienta de timbre de alarma de gran poder para prever la escasez y aprovechamiento del excedente de dinero; de allí que la elaboración del flujo de caja no es un mero ejercicio de cálculos numéricos sino más bien un plan estratégico que engloba descripciones de acciones comprometidas con objetivos concretos, responsabilidad de sus actores, sinergia en sus procesos departamentales y con indicadores medibles, en beneficio de la consecución de la rentabilidad, eficiencia y seguridad de la inversión.

Entre los elementos factoriales que inciden en la generación de ingresos podríamos mencionar: el margen de ganancia del producto, el volumen de ventas, el nivel de inventario, el grado de demanda, el volumen de producción, el aprovechamiento de la capacidad instalada, el nivel de liquidez con que cuente la empresa, las condiciones económicas del país y el nivel de percepción del administrador para distinguir entre los gastos e inversiones productiva e improductivas; por lo expuesto tenemos como resultado todo un accionar de metas y propuestas de participaciones de cada uno de los miembros de la organización en los procesos operativos ya que los costos y beneficios son dos caras de una misma moneda con diferente retribución.

Para evaluar las entradas y salidas del dinero es necesario tener presente:

1) Entradas de efectivo.- Analizar todo los ajustes necesarios de acuerdo a las tendencias cíclicas de ventas e ingresos extras que se puedan generar, por lo que es preferible incluir notas explicativas de las proyecciones y fluctuaciones que se pudieran dar.

2) Salida de efectivo.- La previsión de los gastos por categoría ayuda a priorizar los desembolsos, y visualizar aquellos que tiene que realizarse en efectivo, como aquellas compras que se realizaran a crédito y que se tengan que liquidar en un periodo dado, recordando que el índice de inflación, y las tasas de interés por financiamiento, son factores preponderante a la hora de tomar decisiones en los desembolsos, por el costo del dinero.

3) Determinación del flujo de efectivo.- Los ingresos menos los egresos de cada semana, mes o año han de influenciar para el saldo inicial del siguiente periodo, no obstante, de la habilidad con la que se cuente para generar ingreso y desembolso efectivo impactara en su saldo de efectivo para generar liquidez sin costo, la velocidad y cantidad en el manejo de dinero, son principios que actúan como dispositivos a la hora de tomar decisiones, por lo cual se requiere de conocimiento y habilidades para su administración.

A continuación les sugiero:

1.- Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo:

•Incremente el volumen de ventas, con relación a su costo beneficio

•Incremente el precio de ventas con relación al grado de elasticidad de su demanda

•Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución)

•Eliminar descuentos que podrían no contribuir en su rentabilidad

•Establecer una estratificación de la cartera de clientes y control permanente.

2.-Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero:

•Pagar comisiones sobre cobros no sobre ventas.

•Negocie mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores,

•Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

•Rente en lugar de comprar

•Crea en negocio, invirtiendo en activos productivos

•Concentrarse en sus clientes actuales objetivos.

3.- Siempre que sea posible se debe acelerar las entradas de efectivo:

•Solicite anticipos a clientes

•Acorte plazos de crédito proporcionar descuentos por pronto pago

•Ofrezca ventaja a clientes habituales.

•Persiga cuando se retrasan los pagos

•Venda de Contado

•El buscar una máxima rotación de inventarios, aunque el margen de utilidad sea más bajo.

4.-Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero:

•Negocie con los proveedores los mayores plazos posibles.

•Adquiera los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar, realice canje con sus productos, recuerde que el flujo de efectivo es el resultado de sus decisiones empresariales, por lo que las inversiones en activos en clientes cuentas por cobrar, inventario, activo fijo es dinero almacenado.

Antes de que vaya a solicitar un préstamo al banco busca el dinero que tienes amarrado en cartera, en inventarios o en otros activos improductivos.

En resumen el área de tesorería que maneja el efectivo de la empresa se constituye en un área importante de la empresa como una unidad de negocios al financiar todo el ciclo productivo empresarial contribuyendo a la rentabilidad, y al éxito de la empresa.

Freddy R. Reyes Consultor de Gerencia y de Finanzas *El Sr.Reyes fue Socio Senior en KPMG desde hace varios años como socio consultor, ha participado y dirigido proyectos en, planificación estratégica, fusiones y adquisiciones, proyectos financieros , se le puede contactar al 1-305 459-3886 o a info@entmi.com