Circular 0069 del 20 de septiembre de 2023. Estimados(as) lectores(as) con motivo de la publicación de esta circular, les preparé un resumen de lo que se debe y no incluir en una solicitud para que sean autorizadas las horas extras …

El Ministerio del Trabajo estableció los criterios y orientaciones para autorizar o negar solicitudes tendientes a autorizar el trabajo en horas extra, toda vez que se encuentra prohibido pactar dentro del contrato de trabajo excepciones a la jornada máxima legal, salvo autorización especial de este Ministerio.

Respecto de la solicitud, se precisa que ésta deberá presentarse ante la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo en el domicilio principal del empleador, indicando de manera motivada las necesidades del trabajo suplementario en la operación.

Además, deberá manifestarse (de ser el caso) si la autorización será usada en lugares distintos, pues de lo contrario se considerará como una conducta de mala fe que dará lugar a la negación del permiso.

Adicionalmente, se exponen lineamientos para tener en cuenta en el trámite de solicitud, a saber:

- La solicitud deberá detallar la relación de actividades de los cargos.

- De manera concomitante con al trámite ante el Ministerio, el empleador debe fijar en todo los lugares o establecimientos de trabajo, copia de la respectiva solicitud para que sea conocida por todos los trabajadores.

- Al momento de radicación, el empleador deberá manifestar expresamente la existencia o no de una o varias organizaciones sindicales en la empresa, precisando el nombre de la organización, dirección y correo electrónico, para efectos de que la Cartera dé traslado sobre la solicitud.

- Se reitera el requisito de aportar la certificación expedida por la ARL, en la que se delimiten las exigencias físicas, psicosociales y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extra, así como el informar la existencia de programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgos relacionados con las actividades para las que se está solicitando la autorización.

- Se deberá allegar el último Reglamento Interno de Trabajo, manifestando la existencia o no de pactos o convenciones colectivas y anexando la parte pertinente en la que se regule la jornada laboral, el horario de trabajo y las condiciones del trabajo en horas extra.

Así mismo, la Circular indicó que el Inspector designado tendrá en cuenta los siguientes aspectos para la resolución de la solicitud:

- La solicitud del empleador.

- Las manifestaciones de los trabajadores y las organizaciones sindicales, en caso de existir.

- La verificación de las manifestaciones y los documentos presentados en la solicitud.

- Que la jornada suplementaria solicitada se encuentre conforme a lo permitido por la Ley.

Se precisó que la negación de la autorización no impide que a futuro se lleve a cabo una nuevo solicitud.

Ahora, de autorizarse el trabajo suplementario, el acto administrativo estipulará el número de horas suplementarias permitidas y reiterará la obligación de dar cumplimiento al registro diario de las horas extras.

Sobre las acciones de inspección, vigilancia y control, se precisó que los Inspectores deberán encargarse de verificar el cumplimiento de lo autorizado, la existencia del registro de horas extras y su traslado al trabajador, así como su correcta remuneración, so pena del inicio de las investigaciones administrativas y sanciones correspondientes.

Así las cosas, tenga presente lo anterior y en caso de duda les dejo el documento completo: