Una empresa puede tener todos sus pagos al día y, aun así, terminar discutiendo judicialmente una obligación de varios años atrás. También puede ocurrir lo contrario: un trabajador puede tener razón sobre un pago pendiente y perder la posibilidad de reclamarlo por haber dejado pasar el tiempo.
Ahí aparece una palabra que suele escucharse mucho y entenderse poco: prescripción.
La regla general en Colombia es que las acciones relacionadas con derechos laborales prescriben en tres años contados desde cuando la obligación se hace exigible. La reforma laboral de 2025 mantuvo expresamente ese término en el artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo.
La clave está precisamente en la palabra exigible.
No todos los derechos empiezan a contar desde la misma fecha. Un salario comienza a generar su término después de la fecha en que debía pagarse. La prima de servicios puede prescribir incluso mientras el contrato continúa vigente. Las cesantías, en cambio, tienen un tratamiento diferente y, como regla general, su prescripción comienza con la terminación del vínculo laboral. Las vacaciones presentan otra particularidad: aunque se causan después de un año de servicio, el empleador dispone del año siguiente para concederlas; por eso, en la práctica, pueden hablarse de hasta cuatro años desde su causación.
Pero el reloj también puede volver a comenzar.
Desde abril de 2026 rige el nuevo Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social. Entre otras reglas, establece que un reclamo escrito del trabajador, recibido por el empleador y referido a un derecho determinado, puede interrumpir la prescripción. También puede hacerlo el reconocimiento expreso o tácito de la obligación por parte del empleador.
Esto tiene una consecuencia práctica importante para las empresas: un correo aparentemente sencillo puede modificar completamente el cálculo jurídico de una reclamación.
Por eso conviene que Recursos Humanos, administración y gerencia no manejen aisladamente estos asuntos.
Una revisión mínima debería verificar:
- cuándo se hizo exigible cada obligación;
- comprobantes de nómina, primas, vacaciones y cesantías;
- reclamos escritos recibidos y fecha de recepción;
- respuestas enviadas al trabajador;
- posibles reconocimientos de deuda o acuerdos de pago;
- si existe alguna regla especial de prescripción;
- y, ante una demanda, si la prescripción debe proponerse oportunamente como excepción.
Este último punto es particularmente importante. La prescripción no debe darse por descontada: si jurídicamente procede pero no se alega oportunamente dentro del proceso, puede entenderse renunciada. El nuevo Código incluso contempla expresamente la posibilidad de renuncia expresa o tácita una vez cumplida.
En materia laboral, guardar un comprobante puede ser tan importante como realizar el pago.
