Apreciados(as) lectores(as), cuando se es único socio y accionista de una S.A.S., se debe tener en cuenta que de acuerdo con lo indicado en el artículo 22 de la Ley 1258 de 2008, todas las sociedades por acciones simplificadas –SAS– (incluidas las que operen con un único accionista) están en el deber de llevar un libro de actas en el cual se anoten las decisiones de la asamblea de accionistas. En dicha norma se lee lo siguiente:
“ARTÍCULO 22. QUÓRUM Y MAYORÍAS EN LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS. Salvo estipulación en contrario, la asamblea deliberará con uno o varios accionistas que representen cuando menos la mitad más una de las acciones suscritas.
Las determinaciones se adoptarán mediante el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que represente cuando menos la mitad más una de las acciones presentes, salvo que en los estatutos se prevea una mayoría decisoria superior para algunas o todas las decisiones.
PARÁGRAFO. En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquel. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad.
“Como puede verse, la norma indica que en las SAS podrían existir asambleas con la participación de un solo accionista, pero en todo caso este deberá dejar constancia de sus decisiones”
… en actas que deberán quedar asentadas en el libro correspondiente, que debe a su vez, estar registrado en Cámara de Comercio, recuerde que en las visitas de fiscalización que realiza Coljuegos se exige la exhibición del libro de actas de asamblea de accionistas.
Si usted se pregunta, ¿Para la elaboración del acta se debe nombrar presidente y secretario?
En relación con los protocolos que se deben cumplir para la elaboración de actas de asambleas en las sociedades anónimas, el artículo 189 del Código de Comercio establece lo siguiente:
“ARTICULO 189. CONSTANCIA EN ACTAS DE DECISIONES DE LA JUNTA O ASAMBLEAS DE SOCIOS. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. (TAMBIEN LE PUEDE INTERESAR Accionista de una SAS puede ser contador y representante legal al mismo tiempo)
La norma antes transcrita indica que para la elaboración de las actas de asamblea puede ser precisa la designación, entre las personas que participaron de la reunión, de un presidente y un secretario, los cuales estarán a cargo de firmar dicha acta al final de la reunión.
Por tanto, y pensando en el caso de las asambleas de las SAS de un único accionista, la Supesociedades, a través de su Oficio 220-050053 de marzo 6 de 2017, indicó que en ese tipo de situaciones, al no existir una verdadera reunión de varias personas, tampoco será posible que se nombre a un presidente y a un secretario.
En consecuencia, para ese tipo de asambleas no se puede dar aplicación a la norma del artículo 189 del Código de Comercio antes citada. En su oficio la Supersociedades dijo lo siguiente:
“…se tiene que de acuerdo con la premisa general consagrada en el artículo 45 de la Ley 1258, a las SAS le aplican en su orden primero, las normas de esta misma ley; segundo las reglas que los estatutos prevean; tercero, las disposiciones de carácter legal que gobiernan las sociedades del tipo de las anónimas y por último, en cuanto no resulten contradictorias, las disposiciones generales que en materia de sociedades regula el Código de Comercio.
Nótese como, aun cuando la regla anterior remite a las disposiciones establecidas en el Código de Comercio, estas no son aplicables en su totalidad a las SAS con accionista único, como quiera que las decisiones que él adopte, deben consignarse en el acta respectiva, sin que ello implique la celebración de una reunión propiamente dicha, pues esta supone la presencia de dos o más accionistas, personalmente o debidamente representados. En consecuencia, la designación de un presidente y un secretario en este tipo de sociedades resulta inocua, pues no se trata de que estos cargos puedan o deban confluir en una sola persona, sino que al no existir reunión, la exigencia en mención pierde toda relevancia.”
De acuerdo con lo anterior, en las asambleas de las SAS de un único(a) accionista, no se tendría que nombrar presidente ni secretario y se entendería que el acta solo llevaría la firma del único accionista que tomó las decisiones consignadas en la misma, tenga en cuenta que su libro de Asambleas de Accionistas, primero debe estar inscrito en Cámara de Comercio, segundo usted debe consignar en Actas las decisiones que usted señor(a) operador(a) como único(a) socio(a) establezca en su empresa, tales como designación de oficial de cumplimiento, (TAMBIEN LE PUEDE INTERESAR OFICIALES DE CUMPLIMIENTO, ABC DE FUNCIONES) aprobación para la firma de contratos de concesión con Coljuegos, entre otras decisiones fundamentales en el negocio de juegos de suerte y azar, en estas actas si usted es único(a) socio(a) no tiene la necesidad de tener presidente y secretario, basta con que cumpla los de mas requisitos, que son: identificación de la empresa (NIT, domicilio), la fecha, el orden del día, que este presente todas las acciones de la sociedad, la toma de decisiones y aprobación con la firma del(la) único(a) accionista.
Laura Ardila Bendek
Preguntas juridico@mundovideo.com.co
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