Seguramente en tu trabajo hay un eterno ocupado: esa persona con tantos pendientes que no tiene tiempo ni de respirar, que se queja todos los días de estar “hasta el cuello de trabajo” y, por supuesto, no pierde oportunidad de publicarlo en redes sociales (porque para eso siempre hay tiempo, ¿o no?).
Las personas ocupadas suelen jactarse de ser muy trabajadoras. Pero esto no necesariamente es una cualidad, y es que estar ocupado no es sinónimo de ser productivo. Las personas productivas no se centran en las horas de trabajo, sino en los resultados: entregan su trabajo en tiempo y forma y superan las expectativas.
¿Cómo saber si eres una persona ocupada o una productiva? Sigue leyendo para descubrirlo.
Las personas productivas…
Saben priorizar tareas. Las personas ocupadas quieren hacerlo todo a la vez, pues quieren quedar bien con todo el mundo: contestan llamadas y correos, dedican horas a sacar “bomberazos” y dejan lo más importante para el final. Por eso siempre están corriendo. En cambio, las personas productivas planean su día desde temprano y comienzan por resolver las tareas más importantes.
Hacen lo verdaderamente importante. Las personas ocupadas no saben decir “no” ni son organizadas; por eso, su día se pasa en resolver tareas pequeñas, ésas que poco tienen que ver con los objetivos generales de la empresa. Por otro lado, las personas productivas enfocan su atención en formular ideas innovadoras y hacer lo necesario para convertirlas en proyectos.
Se enfocan en resultados. Las personas ocupadas centran toda su atención en los procesos, suelen encontrar mil y un trabas para concretar una tarea. Por eso, con frecuencia dejan los pendientes sin terminar. Las personas productivas planean sus actividades con cuidado, establecen plazos y los cumplen. Dejan que los resultados hablen por sí mismos.
Tienen tiempo de todo. Curiosamente, las personas más productivas son tan organizadas que siempre encuentran tiempo para todo: para terminar su trabajo a tiempo, irse a casa, pasar tiempo con su familia, tener pasatiempos… Por el contrario, las personas ocupadas no hacen más que quejarse de lo ocupadas que están.
Hacen una cosa a la vez. Las personas ocupadas creen que ser multitaskes una virtud, y por eso intentan hacer todo a la vez. Pero, al final del día, completan pocas tareas y están plagadas de estrés. Las personas productivas saben que para ser más eficientes es preciso hacer una sola cosa a la vez.
Se mantienen actualizadas. Las personas ocupadas están tan ocupadas que nunca tienen tiempo de leer, tomar cursos o asistir a encuentros relacionados con su profesión. Las personas productivas conocen la importancia de invertir tiempo en mantenerse actualizadas, pues esto les permitirá hacer mejor su trabajo.
Planean y actúan. Las personas productivas son ágiles a la hora de resolver problemas. No se quejan de su mala suerte, desmenuzan los inconvenientes ni piensan en mil pretextos para no hacer las cosas: analizan la situación, crean rápidamente un plan de acción y lo llevan a cabo sin pensarlo demasiado. No ofrecen pretextos, sino soluciones.
No viven estresadas. ¿Recuerdas el conejo de Alicia? Las personas ocupadas son más o menos así: siempre tienen prisa, y paradójicamente, pocas veces alcanzan sus metas a tiempo. Suelen ser personas ansiosas, nerviosas, estresadas e irritables. Las personas productivas no se estresan a la menor provocación, pues no trabajan contra el reloj y saben mantener sus emociones bajo control.
Viven el momento. Las personas productivas enfocan sus pensamientos en una sola cosa, y eso es lo que están haciendo en ese momento. Si están con su familia, no están pensando en el trabajo. Si están en el trabajo, no están pensando en la hora de salida. Saben que cada cosa tiene su tiempo.
Siempre están preparadas. Las personas productivas se anticipan a las situaciones, por lo que rara vez éstas las agarran desprevenidas. Saben cómo reaccionar a cada situación, y lo hacen de manera calmada y pensante.
Aplican la regla de los dos minutos Es muy simple: si puedes hacer la próxima tarea en dos minutos o menos —quien dice dos, dice tres, cinco o diez—, hazla ya, aunque no sea urgente o prioritaria. Quítatela de encima. Te ayuda a tachar tareas de tu lista y a empezar por hacer las cosas sencillas y coger ritmo. Recuerda: si hacer la tarea te lleva menos tiempo que planificarla, hazla; si no, aplázala.
Evitan las distracciones Esta parece obvia pero es imprescindible. ¿Quién no se ha entretenido actualizando Facebook o abriendo y cerrando la nevera cada dos segundos? O: "Me encantaría empezar ya a contestar correos pero estoy ocupadísima reorganizando el escritorio". Si te pueden las redes sociales, hay dispositivos como Saent que te ayudan a silenciar las notificaciones mientras trabajas.
Fijan plazos inaplazables Los procrastinadores se caracterizan por disfrutar del placer de la recompensa inmediata, lo que les lleva a posponer las responsabilidades hasta el último momento. Dicen que les gusta trabajar bajo presión —deja de mentirte a ti mismo— y que rinden más cuando se acerca el plazo final. Por eso es buena idea autoimponerse fechas límite y convencerse de que son improrrogables. Si no tienes una fecha definida, todo se diluye y se vuelve abstracto en nuestra mente y corres el riesgo de "dejarlo para más tarde" por siempre jamás.
Terminado es mejor que perfecto Insistir en mejorar algo puede llevarte a estancarte. Es más recomendable que dejes varias tareas al 80% que centrarte en terminar una al 100%. Tu percepción es muy distinta cuando sientes que tienes tres tareas bien hechas que cuando sientes que tienes una perfecta y dos sin empezar. En ese caso, aumenta tu nivel de estrés y tienes la sensación de estar más al límite. Es decir, no ocupes una tarde entera en hacer una tarea que podrías hacer en dos horas si solo tuvieras dos horas.
Y si después de leer todo esto te exiges mucho NO LO HAGAS…son manías que tenemos desde hace mucho y no desaparecerán en un santiamén “se benigno contigo mismo” y ve paso por paso, cuando descubres el problema ya tienes la mitad de la solución ^_^
